Règlement intérieur

Règlement intérieur de l’association

Dernière mise à jour : AG constitutive du 15 juin 2026

Introduction

Le Règlement Intérieur précise certains points non décrits ou référencés dans les Statuts de l’Association. Il décrit aussi certains détails d’ordre pratique et d’organisation.

Il est prévu que les différentes réunions (CA, AGO, AGE…) se tiendront en distanciel. Les adhérents pourront voter par procuration ou à distance (selon les modalités prévues par le présent règlement) s’ils ne peuvent se connecter.

Les annexes du règlement intérieur sont :

En cas de conflit d’interprétation l’ordre de préséance des documents est :

Statuts de l’association, Règlement intérieur, les Conditions d’utilisation et les règles de la communauté.

1. Rôle du Conseil d’Administration (CA ou « le Conseil Restreint »)

Le Conseil d’Administration (CA) applique scrupuleusement les décisions prises par l’AG durant son mandat.

Le CA administre l’association comme prévu par l’article 11 des statuts. Il décide à la majorité absolue de ses membres.

À ce titre le CA :

  • Nomme l’équipe technique. Il met également fin à leur mandat.
  • Valide les évolutions techniques structurantes à engager par l’équipe technique : nom de domaine, hébergement, serveur vocal…
  • Valide la nomination des modérateurs (« gardes ») parmi les membres de l’association, sur proposition du Conseil de Gestion. Il met également fin à leur mandat.
  • Arbitre en cas de litige entre une organisation de citoyen, un adhérent ou un utilisateur et le Conseil de Gestion
  • Examine les demandes d’utilisations de la propriété intellectuelle Laelith ainsi que l’application de la Licence Ouverte Laelith (disponible ici : https://laelith.org/fr/) en s’assurant du respect des approbations conditionnelles et en délivrant les certifications optionnelles qui en découlent. Si un membre du CA est partie prenante d’un projet étudié par le CA, il ne peut pas prendre part au vote concernant le dit projet.
  • Il prend conseil auprès des lecteurs avisés qui veillent sur les productions afférentes à l’univers de Laelith.

2. Comptabilité

Il est tenu, au jour le jour, une comptabilité en recettes et en dépenses pour l’enregistrement de toutes les opérations financières.

Le Président est ordonnateur des dépenses et des recettes dans le cadre des prévisions budgétaires. Le Trésorier exécute ce budget et en rend compte au Conseil d’administration.

Chaque année, les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe comptable) sont établis pour un exercice clos le 31 décembre.

L’approbation de ces comptes annuels au 31 décembre est soumise à l’Assemblée générale au plus tard le 30 juin de l’année suivante.

Les résultats nets comptables sont systématiquement affectés par l’Assemblée générale en report à nouveau ou en réserve. Ils ne sont jamais distribués aux membres.

3. Rôle du Conseil de Gestion de la communauté (CG ou « les Surintendances »)

Le conseil de Gestion supervise le développement du site internet dans le respect des décisions prises par l’AG et sous l’autorité du Conseil d’administration. Il décide à la majorité absolue de ses membres. Le président est membre de droit du CG.

À ce titre le CG :

  • Sélectionne et propose au CA les modérateurs (« gardes ») nécessaires à la gestion quotidienne du site.
  • Examine et surveille la création des comptes. Il peut procéder à la dissolution d’un compte si son utilisateur n’est pas adhérent à l’association ou avant la fin du délai de 90 jours. Cette décision peut être contestée auprès du CA.
  • Il procède à l’attribution des lots sur la carte interactive et à l’accession au titre de « citoyen ». Il peut en cela se faire aider par des organisations de citoyens. L’attribution de lots se fait pour une durée de deux ans renouvelables par le citoyen. En cas d’abandon du lot, celui-ci redevient disponible pour la communauté. Un membre du CG ne peut pas participer au vote concernant une demande d’attribution d’un de ses lots.
  • Il surveille les activités des organisations de citoyens et peut procéder à leur dissolution en cas de manquement aux règles de l’association. Cette décision peut être contestée auprès du CA.

4. Rôle de l’équipe technique (les « Mages »)

Les administrateurs et les développeurs sont tenus à la confidentialité des données et au devoir de réserve. Les membres du CA ne peuvent pas faire partie de l’équipe technique. L’identité des administrateurs et des développeurs devra obligatoirement être connue du CA.

4.1 Les administrateurs techniques

Ils sont responsables :

  • De tout ce qui concerne l’architecture et la maintenance des outils et des plateformes informatiques.
  • D’exécuter les évolutions techniques structurantes validées par le Conseil d’Administration.

4.2 Les développeurs

Pour des tâches limitées de développement, les administrateurs peuvent se faire assister de personnes, membres des Bâtisseurs de Laelith ou non, choisies par eux mais approuvées préalablement par le CA. Les développeurs sont alors sous la responsabilité des administrateurs. Ces développeurs/aides ne peuvent pas avoir accès aux bases de données et mots de passe des systèmes d’informations et de communications, leur accès est juste limité au code.

5. Assemblée Générale

L’Assemblée Générale (AG) est décrite dans les articles 12 et 14 des Statuts.

Dans le respect de ces articles l’ordre du jour de l’AG est arrêté par le CA sur proposition du président de l’association.

Les adhérents ne pouvant pas se déplacer ou être présents peuvent s’exprimer, soit en confiant par procuration leur voix à une personne de confiance qui votera pour l’adhérent, soit en votant à distance (vote électronique, mail, courrier, plusieurs moyens existent et seront proposés), comme décrit en 6.5 ci-dessous.

6. Élections

6.1 Conseil d’administration

Le Conseil d’administration (CA) est composé de 3 à 7 membres de l’association.

La qualité de membre de l’équipe technique est incompatible avec celle de membre du Conseil d’Administration.

Les candidats peuvent se déclarer à l’avance ou lors de l’AG s’ils sont présents. Les adhérents présents ou représentés votent pour trois à cinq candidats. Les candidats remportant le plus grand nombre de suffrages sont élus.

Lors de cette élection si une égalité est constatée sur le dernier rang, un second tour est organisé pour départager les derniers élus.

6.2 Bureau

Le bureau est composé de 3 membres du CA.

Trois postes sont à pourvoir : président, trésorier et secrétaire (Article 10 des Statuts). Les candidats peuvent se déclarer à l’avance ou lors du premier CA après son élection s’ils sont présents. Les membres du CA votent pour un candidat pour chacun des postes. Pour chaque poste, le candidat ayant reçu la majorité relative des suffrages est élu.

6.3 Conseil de Gestion

Le Conseil de Gestion (CG) est composé d’au moins 4 membres de l’association.

Le président est membre de droit.

Les autres conseillers sont élus lors de l’AG (Article 9 des Statuts).

La qualité de membre de l’équipe technique est incompatible avec celle de membre du Conseil de Gestion.

Les candidats peuvent se déclarer à l’avance ou lors de l’AG s’ils sont présents. Les adhérents présents ou représentés votent pour trois candidats. Les candidats remportant le plus grand nombre de suffrages sont élus.

Lors de cette élection si une égalité est constatée sur le dernier rang, les 2 (deux) derniers sont élus

6.4 Vérificateur aux comptes

Les comptes tenus par le Trésorier sont vérifiés par le vérificateur aux comptes. Il est élu pour un an par l’Assemblée générale. Il est rééligible trois fois consécutivement. Il doit présenter à l’Assemblée générale appelée à statuer sur les comptes, un rapport de ces opérations de vérification. Le vérificateur aux comptes, membre de l’association, ne peut exercer aucune fonction au sein du Conseil d’Administration.

6.5 Procurations et vote à distance

Lors de l’Assemblée Générale, le vote par procuration est autorisé (Article 12 des Statuts). La procuration doit être faite sur papier, préciser les identités (nom, prénom, adresse, pseudonyme) de l’émetteur et du destinataire, et présenter la signature datée de son auteur.

Pour le vote par correspondance, seuls sont acceptés les votes :

  • Via un site d’élection en ligne comme Balotilo (https://www.balotilo.org)
  • par message privé sur le discord
  • par réponse au sujet proposant le vote sur le discord
  • par courrier postal ou électronique, depuis l’adresse donnée par le membre lors de son adhésion
  • par visio en distanciel

Le vote doit parvenir au secrétaire 24 heures avant la date de tenue de l’Assemblée Générale afin d’être comptabilisé lors de cette dernière. Ces votes seront tenus secrets jusque-là.

7. Blocage des décisions du Conseil d’Administration

Lors de son mandat, le CA est amené à prendre des décisions. Ces décisions sont communiquées aux adhérents.

Les adhérents peuvent contester une décision du conseil.

  • Ils peuvent le faire dans un délai de 15 jours à compter de sa communication,
  • Ils doivent être au moins 30% des adhérents de l’association.

Si ce seuil est atteint, alors la décision est soumise au vote des adhérents par le conseil, dans un délai de 15 jours. Pour être invalidée, un quorum de 60% des adhérents doit s’être exprimé par un vote de rejet à la majorité simple.

8. Modifications des Statuts ou du Règlement Intérieur

Les modifications de Statuts ou du Règlement Intérieur sont de la compétence de l’AG. Elles sont votées sur proposition du CA.

Toutefois, une motion demandant une modification des statuts ou du règlement intérieur peut être proposée et adoptée par les adhérents (par l’intermédiaire d’un vote à la majorité relative des suffrages exprimés, la durée du vote doit être d’au moins 7 jours). Cette motion sera alors soumise au vote de l’AG lors de sa prochaine réunion ordinaire ou extraordinaire.

9. Procédure d’inscription

Le futur adhérent doit remplir le formulaire d’inscription sur le site ou envoyer les informations suivantes par mail à l’adresse indiquée sur le site : nom et adresse et date de naissance. Lors de son adhésion, le nouveau membre doit renseigner l’intégralité des informations qui lui sont demandées et certifier que ces renseignements sont exacts. Il doit régler sa cotisation par les moyens de paiement mis à disposition des adhérents.

Le montant de la cotisation annuelle est fixé par l’Assemblée Générale et inscrit au Règlement Intérieur. Ce montant est fixé à 20 euros pour la durée de l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre). Si l’inscription a lieu au cours du second semestre de l’année civile, la cotisation est réduite de moitié (10 euros).

10. Fonds de solidarité (FS ou « L’obole suspendue du Lazaret »)

L’association met en place un fonds d’entraide basé sur le principe de la “cotisation suspendue”.

Alimentation du fonds : Lors de son adhésion ou de son renouvellement, chaque membre a la possibilité de verser un montant libre supérieur à la cotisation de base. Ce surplus est exclusivement affecté au fonds de solidarité. Le trésorier veille à distinguer les sommes que les adhérents souhaitent allouer à ce fonds des autres donations éventuelles.

Bénéficiaires : Ce fonds est destiné à prendre en charge totalement ou partiellement la cotisation de personnes souhaitant adhérer à l’association mais faisant face à des difficultés financières.

Attribution : Les demandes d’aide sont adressées au président et au trésorier. Elles sont traitées de manière strictement confidentielle et anonyme pour le reste des membres. L’aide est accordée dans la limite des fonds disponibles.

11. Procédure d’exclusion

Le non-respect des statuts ou du règlement intérieur peuvent entraîner la mise en œuvre d’une procédure d’exclusion.

L’exclusion d’un adhérent de l’Association ne peut être prononcée que par le Conseil d’Administration, après délibération, à la majorité absolue et doit être motivée. Les membres du conseil ou bureau faisant l’objet d’une procédure disciplinaire ne votent pas lors du jugement de leur cas. Cette décision peut être contestée par un groupe d’adhérents de l’association. Ce groupe doit réunir autant d’adhérents qu’il y a de membres du CA. Une AGE doit alors être convoquée pour examiner le cas et un vote doit confirmer l’exclusion ou l’invalider.

Toute exclusion prononcée à l’encontre d’un adhérent de l’Association par le Conseil d’Administration, une fois définitive, entraîne automatiquement le bannissement de l’intéressé de l’ensemble des outils de l’Association.

← L’association